Las tareas principales de la revisión son:
determinar la categoría de la infracción según la naturaleza del evento;
definir la prioridad del mensaje de acuerdo con la gravedad de la infracción;
preparar el mensaje para la siguiente etapa del triaje.
Los siguientes pasos del triaje requieren que el mensaje contenga suficiente información para:
comprender la esencia del incidente – ¿qué ocurrió?
identificar correctamente el lugar del incidente o, al menos, la unidad a la que se refiere la información;
determinar el período de tiempo del evento.
El Analista, Coordinador o Gestor del caso puede clasificar las infracciones.
Identificar la categoría de infracción según las explicaciones de la tabla:
| Grupo | # | Categoría | Descripción (ES) |
|---|---|---|---|
| 1. Violaciones a la salud, seguridad o medio ambiente | 1 | Protección ambiental, salud y seguridad humana | Conductas, acciones o decisiones políticas que no cumplan con leyes o regulaciones ambientales, de salud o seguridad a nivel local, estatal o federal, o que puedan causar circunstancias peligrosas que afecten negativamente el medio ambiente, la salud o la seguridad de empleados, clientes u otras personas. |
| 2. Violencia, drogas y corrupción | 2 | Amenazas y violencia física | Declaraciones o acciones que impliquen amenazas de violencia física o posesión de armas, municiones, explosivos o artefactos incendiarios en el lugar de trabajo, instalaciones de la organización o vehículos oficiales. |
| 3 | Alcohol y drogas | Uso, posesión, comercio, transferencia a otros, distribución, ocultamiento, transporte o fabricación ilegal de drogas, sustancias tóxicas o narcóticas, o artículos para su consumo, en el lugar de trabajo o durante el cumplimiento de funciones laborales. | |
| 4 | Abuso, corrupción o apropiación indebida de activos | Uso inapropiado o no autorizado de bienes o recursos de la organización, ya sea para fines personales o impropios. | |
| 5 | Conflicto de intereses | Cualquier interés financiero, actividad profesional o laboral, pasada o actual, u obligación que interfiera con el desempeño fiel del trabajo o afecte la independencia y objetividad. | |
| 6 | Robo | Retiro o apropiación no autorizada de inventario, mobiliario, propiedad, dinero en efectivo, mercancía u otros bienes materiales. | |
| 7 | Malversación de fondos | Uso inapropiado, no autorizado o no permitido de bienes o fondos, incluyendo el mal uso de sistemas o del tiempo laboral. | |
| 8 | Regalos, sobornos y comisiones ilegales | Pagos, regalos, sobornos, préstamos o favores de o hacia clientes, empleados, proveedores, competidores, directivos, auditores, funcionarios gubernamentales u otras partes, con fines indebidos o para influir en decisiones comerciales o políticas. | |
| 9 | Uso de información privilegiada y divulgaciones | Compra o venta de acciones o valores utilizando información confidencial obtenida en el trabajo, o entrega de dicha información a otros para su uso en transacciones. | |
| 10 | Falsificación | Declaraciones o acciones destinadas a representar falsamente, ocultar o destruir información de forma ilegal, errónea o intencionada con el fin de engañar. | |
| 11 | Espionaje y sabotaje | Obtención de información interna o secretos comerciales de un competidor para obtener ventajas, o daño intencionado a equipos o bienes de un competidor. | |
| 3. Injusticias, acoso o discriminación | 12 | Mala conducta | Declaraciones o acciones inapropiadas en el lugar de trabajo, aunque no sean acoso. |
| 13 | Trato injusto a empleados | Decisiones, acciones o medidas disciplinarias consideradas injustas debido al rendimiento, cambios en la empresa u otras razones laborales. | |
| 14 | Discriminación | Acciones o declaraciones interpretadas como discriminatorias por edad, raza, color, origen nacional, orientación sexual, género, discapacidad física o religión, especialmente en decisiones laborales. | |
| 15 | Acoso laboral | Comentarios, comportamientos o acciones repetidas que sean indeseadas, degradantes, ofensivas o intimidantes, generando un ambiente hostil. | |
| 16 | Acoso sexual | Propuestas sexuales no deseadas, solicitudes de favores sexuales, contacto físico no motivado, insinuaciones, gestos u otros actos de naturaleza sexual. | |
| 4. Represalias contra denunciantes | 17 | Represalias | Acciones o declaraciones para despedir, degradar, suspender, amenazar o discriminar a un empleado por denunciar violaciones, colaborar en investigaciones o procedimientos legales. |
| 5. Otras violaciones | 18 | Mantenimiento indebido de registros contables o fraude contable | Declaraciones o acciones que violen políticas internas o regulaciones sobre registros financieros, transacciones o auditorías. |
| 19 | Violaciones de los derechos del consumidor | Acciones que afecten negativamente a los clientes, la comunicación con ellos o los contratos con consumidores. | |
| 20 | Divulgación de información confidencial | Divulgación no autorizada, copia, uso indebido o liberación de información confidencial o personal (como datos financieros, médicos, listas de clientes, contratos, planes de negocios, etc.). | |
| 21 | Prácticas comerciales desleales o antimonopolio | Acuerdos con competidores sobre precios, cuotas de mercado, distribución o boicot a proveedores/clientes, que afecten la competencia. | |
| 22 | Control de calidad | Quejas sobre la calidad o eficiencia de productos/servicios; violaciones de políticas de producción o incumplimiento de especificaciones. | |
| 23 | Otros | Declaraciones o acciones que preocupen al denunciante pero que aún no han causado daño, lesión o responsabilidad legal, y que no pertenecen a otras categorías. | |
| 6. Pregunta o solicitud de información | 24 | Solicitud de información adicional | Solicitud de consejo, explicación u otra información sobre leyes, regulaciones o políticas. |
Para seleccionar o cambiar la categoría de infracción:
Abrir el caso;
En el menú de navegación lateral izquierdo, ir a “Reportes”;
En la sección de atributos del caso, hacer clic en el área de categoría y seleccionar la categoría correcta.
Para facilitar la selección, utiliza la opción de búsqueda contextual introduciendo las primeras letras de las palabras clave.
Atención: puedes clasificar las infracciones un número ilimitado de veces, pero solo antes de que comience la investigación.
Priorización:
Abrir el caso;
En el menú de navegación lateral izquierdo, ir a “Reporte”;
En la sección de gestión de mensajes, hacer clic en el área de categoría y seleccionar la prioridad correcta.
Por defecto, en el sistema están disponibles las siguientes prioridades:
Emergente
Alta
Importante
Normal
Indefinida
Al asignar una prioridad, conviene considerar:
La naturaleza de la amenaza o la categoría de infracción.
La magnitud de la amenaza, pérdida u otras consecuencias adversas.
La probabilidad de que ocurran consecuencias negativas.
La velocidad con la que se desarrolla el riesgo o amenaza.
La rapidez deseada de la respuesta.
Selección de prioridad según el riesgo
| Prioridad | Grado de impacto del riesgo | Velocidad de respuesta | Tiempo de respuesta |
|---|---|---|---|
| Emergente | Amenaza directa para la vida y la salud de las personasAmenaza para la existencia del negocio o de los activos | Inmediata | < 24 horas |
| Alta | Afecta directamente a la alta direcciónPérdidas financieras por millonesPérdida significativa del mercadoCobertura negativa en medios nacionales e internacionalesAfecta los intereses del personal | Urgente. Lo antes posible | < 15 días |
| Importante | Pérdidas financieras de cientos de milesAmenaza a la reputación localProblemas con el reguladorAmenaza indirecta a la salud de las personasAfecta a un gran número de empleados | Con prontitud | < 20 días |
| Normal | Pérdidas financieras desconocidas o menores a 300,000Riesgos reputacionales menoresSin relación con el reguladorSin amenaza a la vida y salud de las personasAfecta solo a algunos empleados | Dentro de límites razonables | < 30 días |
| No definida | — | — | — |
En función de la prioridad seleccionada, el sistema aplica automáticamente un periodo de respuesta programado y calcula cuántos días quedan antes de la fecha límite.
Tiempo de respuesta
| Estado | Plazo regulatorio (días) | Plazo máximo acumulado | |||
|---|---|---|---|---|---|
| Normal | Emergente | Alta | Importante | ||
| Nuevo / No revisado | 5 | 1 | 3 | 5 | 5 |
| Se requieren detalles del informante | 10 | 10 | 10 | 10 | 15 |
| Abierto / En revisión | 10 | 5 | 5 | 15 | 15 |
| Reabierto | 3 | 1 | 1 | 5 | 5 |
| Esperando cierre final | 5 | 2 | 5 | 5 | 10 |
| Cerrado - sin acciones | — | — | — | — | — |
| En remediación | 10 | 2 | 5 | 5 | 10 |
| Cerrado - Medidas tomadas | 43 | 3 | 26 | 31 | 60 |
Si es necesario, el analista o el coordinador pueden cambiar la ubicación del incidente.
