El denunciante, o cualquier empleado de la empresa, puede utilizar diferentes canales de denuncia para presentar una queja.
Canales de denuncia:
- Portal web para denunciantes junto con un centro de retroalimentación web: los denunciantes acceden al sitio web y completan un formulario (cuestionario), responden preguntas estandarizadas y adjuntan archivos.
- Centro de contacto que registra las llamadas telefónicas.
- Contestador automático inteligente: fuera del horario laboral, los informantes pueden dejar mensajes por correo de voz y recibir un código secreto para el seguimiento. El centro de contacto procesa y registra todos los mensajes al siguiente día hábil.
- Correo electrónico: todos los correos electrónicos recibidos se registran automáticamente como nuevos mensajes.
- Mensajes de servicio: canal de registro disponible únicamente para usuarios internos del sistema y, por lo tanto, no está accesible para informantes externos. Se trata de un formulario web para reportar incidentes, disponible dentro del sistema. Ver más en la sección Registro por parte de usuarios internos.
Todos los reportes registrados ingresan al sistema de forma instantánea.
Ningún usuario puede influir en el registro de mensajes en el sistema.
Los mensajes registrados en el sistema no pueden ser eliminados.
Solo pueden ser reenviados para su revisión/investigación o ser cerrados.
El portal web para denunciantes es el medio más conveniente de registro, ya que proporciona la mayor cantidad de funcionalidades:
Permite dejar un mensaje de forma anónima a través del formulario web;
Brinda un código de acceso a la sala de retroalimentación para comunicarse anónimamente con el equipo de investigación;
Permite adjuntar la cantidad necesaria de archivos;
Facilita proporcionar la información más clara posible mediante preguntas adicionales en el formulario web;
Garantiza la entrega más rápida del mensaje al sistema en comparación con otros canales.
La información del portal web ingresa al sistema como un nuevo mensaje, en espera de respuesta.
Tan pronto como el mensaje se registra, aparece en el sistema como un “Nuevo Reporte”.
Si el modo de escalamiento está activado, el mensaje evita el acceso por parte de la empresa y se dirige directamente al grupo de escalamiento (seleccionado por la empresa), si el sistema detecta condiciones que requieren evitar conflictos de interés (por ejemplo, si se denuncia a la alta dirección o al personal de seguridad).