Заявник-викривач або будь-який працівник компанії можуть користуватись різними каналами реєстрації, щоб передати інформацію про своє занепокоєння.
Реєстрація повідомлень відбувається декількома каналами:
Вебпортал заявника разом з Вебцентром зворотного зв’язку - заявники відвідують вебсайт і заповнюють вебформу (анкету), дають відповіді на стандартні питання та долучають файли.
Контакт-центр шляхом реєстрації телефонних дзвінків.
“Розумний” автовідповідач - в неробочий час заявники можуть залишати повідомлення на голосову пошту, отримуючи секретний код для зворотного зв'язку. Контакт-центр обробляє та реєструє усі записи на наступний робочий день.
Електронна скринька - усі листи, що приходять на електронну скриньку автоматично направляються на реєстрацію в систему як нові повідомлення.
Службові повідомлення - канал реєстрації, що доступний лише внутрішнім користувачам системи й, відповідно, недоступний широкому колу зовнішніх заявників. Це вебформа реєстрації інформації про інцидент, яка доступна з середини самої системи. Деталі в розділі Реєстрація внутрішніми користувачами.
Усі зареєстровані повідомлення миттєво потрапляють в систему.
Жоден з користувачів не може вплинути не реєстрацію повідомлення в системі.
Як тільки повідомлення зареєстровано в системі, його видалити вже неможливо. Його можна лише передати на розгляд чи розслідування або закрити.
Вебпортал заявника є найбільш зручним засобом реєстрації, який водночас, надає найбільше можливостей:
через вебанкету (вебформу) можна залишити повідомлення анонімно;
отримати код для доступу до вебцентру зворотного зв’язку, щоб підтримувати анонімний зв’язок з командою розслідування;
долучити необхідну кількість файлів;
надати максимально чітку інформацію, користуючись додатковими питаннями вебформи;
максимальна швидкість доставлення повідомлення в систему порівняно з іншими каналами.
Інформація з вебпорталу потрапляє в систему як нове повідомлення, що очікує на реагування.
Як тільки повідомлення зареєстровано, в системі воно відображається як “Нове повідомлення”.
Якщо активований режим “Ескалації”, повідомлення йде в обхід компанії безпосередньо команді ескалації (обраному компанією кола осіб), коли в ньому зазначено особи, інциденти щодо яких потребують ескалації аби уникнути конфлікт інтересів (наприклад: вище керівництво або працівники підрозділів безпеки).