Cada usuario del sistema puede crear y registrar mensajes:
directamente en el sistema;
en su propio nombre;
a través de un formulario web simplificado especial.
Solo es posible crear mensajes en modo de identificación.
Para el modo anónimo, utiliza el portal web del denunciante.
Los mensajes creados por los usuarios se denominan Informes enviados. Los informes enviados que aún no han sido registrados permanecen como borradores de incidentes.
Antes de poder crear un mensaje, se debe crear un borrador de incidente. Cada borrador de incidente puede convertirse en un nuevo mensaje del sistema. Esta acción es irreversible: un nuevo informe no puede volver a convertirse en borrador de incidente.
Los borradores de incidentes:
se utilizan para registrar cualquier información operativa que llegue a conocimiento del usuario;
están destinados a recopilar información antes de la creación de un caso, especialmente cuando dicha información es importante de registrar pero insuficiente para una investigación;
en otras palabras, constituyen una base de conocimientos operativa;
no se contabilizan en las estadísticas de casos;
son registros confidenciales del usuario con acceso limitado;
solo el usuario y el administrador del sistema tienen acceso a ellos;
pueden fusionarse en un solo caso;
pueden agregarse como material de otro caso;
pueden utilizarse para la búsqueda de información sobre personas, objetos o atributos del sistema.
Crear un borrador de incidente
Ve al menú de navegación superior.
Selecciona el menú “Mensajes y casos”.
Accede al submenú “Notas rápidas”.
Haz clic en “Crear nueva nota” en el espacio en blanco de la tabla de notas.
Para capturar más detalles de manera estandarizada y estructurada, despliega más preguntas haciendo clic en “Detalles”.
Agrega todas las personas posibles involucradas. Para cada persona listada, es recomendable anotar de inmediato su relación con la información especificada:
Testigo
Denunciante
Infractor o cómplice
Víctima o alguien cercano a la víctima
Para cambiar el nombre de la nota, haz clic sobre él y realiza los cambios necesarios en el campo amarillo de edición.
Agrega archivos arrastrándolos al área especificada o mediante el cuadro de diálogo.
Selecciona la ubicación del incidente: el país correspondiente y la unidad de la empresa.
Define la categoría de la infracción, eligiendo de una lista estándar.
Indica la relevancia temporal de la información.
Especifica tu actitud hacia la información.
Para guardar la nota, haz clic en “”.
Enviar nota
Crea una nueva nota o abre una nota existente.
Haz clic en el botón “Registro” para crear un nuevo mensaje de servicio.
O bien:
- Abre la tabla de notas y haz clic en el icono de registro en la fila del registro correspondiente.
¿Qué sucede después de registrar un mensaje de servicio?
Cada nuevo mensaje de servicio ingresa al sistema de respuesta de la misma manera que cualquier otro mensaje de un denunciante:
verificación de suficiencia de información, clasificación, priorización y revisión posterior;
luego pasa al analista (si lo hay) y al coordinador para su revisión;
tiene un modo de acceso restringido: inicialmente solo el analista y el coordinador tienen acceso al mensaje; posteriormente, el responsable del caso.
- El autor del mensaje obtiene acceso al caso con los derechos de denunciante, a pesar de ser un usuario autorizado del sistema.
- Si es necesario otorgar más derechos al autor del mensaje dentro del caso, debe añadirse al equipo del caso.
- Se requiere una respuesta adecuada dentro del plazo establecido y de acuerdo con las normas que se aplican a otras comunicaciones de denunciantes.