Кожен користувач системи може створювати та реєструвати повідомлення:
безпосередньо в системі;
від свого імені;
через спеціальну спрощену вебформу.
Створені повідомлення можуть створюватись лише в режимі ідентифікації.
Для анонімного режиму - доцільно скористатись вебпорталом заявника.
Повідомлення, які створені користувачами системи називаються - Службові повідомлення. Службові повідомлення, які ще не надіслані та мають форму чернетки мають назву Оперативні нотатки.
Перед тим як створити повідомлення необхідно створити його чернетку Оперативну нотатку. Кожну Оперативну нотатку будь-коли можна доправити як нове повідомлення до системи. Ця дія є незворотною - Нове повідомлення неможливо перетворити на Оперативну нотатку.
Оперативні нотатки:
призначені для запису будь-якої оперативної інформації, яка стала відома користувачу;
створені для збору інформації до моменту створення кейса (провадження), особливо тоді коли таку інформацію важливо зафіксувати, однак її недостатньо для подальших кроків з розгляду та реагування;
іншими словами - це база оперативних знань;
не відображаються в статистиці кейсів;
є конфіденційними записами користувача з обмеженим доступом;
до них має доступ лише користувач та адміністратор системи;
можна об’єднувати в один кейс (даний функціонал в розробці);
можна приєднати як матеріал іншого кейсу (даний функціонал в розробці);
можна використовувати під час пошуку інформації про фігурантів або інших об’єктів чи суб’єктів, чи атрибутів системи (даний функціонал в розробці).
Створити оперативну нотатку
Знайдіть та натисніть синю кнопку з великим білим плюсом у правій частині верхнього навігаційного меню.
Або
Перейдіть у верхнє навігаційне меню
Оберіть меню “Повідомлення та кейси”
Перейдіть на суб-меню “Оперативні нотатки”
Тисніть “Створити нову нотатку” в незаповненому просторі таблиці нотаток.
Щоб зафіксувати більше деталей у стандартизованому структурованому вигляді - розкрийте додаткові питання натиснувши на “Деталі”.
Додайте усіх можливих залучених осіб. Кожній вказаній особі доцільно відразу зазначити її відношення до зазначеної інформації:
Свідок
Заявник
Винуватець або співучасник
Постраждалий або близький постраждалого
Щоб змінити назву нотатки - натисніть на неї та внесіть необхідні зміни в жовтому полі для змін.
Додавайте файли перетягуючи у вказану область або за допомогою діалогу.
Оберіть місце події - відповідний підрозділ компанії
Визначте категорію порушення, обравши зі стандартного переліку.
Вкажіть актуальність інформації в часі.
Вкажіть ваше відношення до інформації.
Щоб зберегти нотатку тисніть “Зберегти оперативну нотатку”
Надіслати службове повідомлення
Створіть нову оперативну нотатку або відкрийте вже наявну.
Натисніть на кнопку “Зареєструвати службове повідомлення”, щоб створити нове службове повідомлення.
Або
відкрийте таблицю з оперативними нотатками та натисніть на значок реєстрації службового повідомлення в рядку відповідної нотатки.
Що відбувається після реєстрації службового повідомлення?
Кожне нове службове повідомлення потрапляє до системи реагування по аналогії з будь-якими іншими повідомлення заявників:
підлягає обов’язковій процедурі перевірки на достатність інформації, класифікації, пріоритезації та подальшому розгляду.
потрапляє на розгляд аналітику (за наявності) та координатору.
має режим обмеженого доступу - спочатку до повідомлення надається доступ лише аналітику та координатору, пізніше відповідальному менеджеру за кейс.
автор повідомлення отримує доступ до кейса з правами заявника, попри те, що він є авторизованим користувачем системи.
якщо необхідно автору повідомлення надати більше прав в кейсі - його необхідно додати в команду кейса.
вимагає належного реагування у встановлені регламентні строки та за правилами, які застосовуються до інших повідомлень заявників.